Как да опростим договорите за доставка

Фирмената документация трябва да се поддържа в ред. За да можете лесно да намерите подходящия договор за доставка на стоки сред други бизнес документи, струва си да създадете отделен рафт или папка за тях. Но не само това. Самите договори също трябва да бъдат опростени.

Инструкция за употреба

1

Съберете всички договори, които искате да сложите в ред и ги оценете. Обърнете внимание колко често се сключват и с кои партньори. Това ще ви помогне да изберете начин за класификация на документите.

2

Ако има много партньори, по-подходящ е начинът за подреждане на договорите до датата на сключването им. В случай, че за дълъг период договорите се сключват с едни и същи компании, те могат да бъдат групирани в отделна категория (папка) от контрагентите. И в някои случаи е достатъчно просто да подредите споразуменията по азбучен ред според имената на партньорските компании.

3

Какъвто и метод да изберете, не забравяйте, че обемните папки са много неудобни за използване. Прегледайте договорите и премахнете от общата купчина тези, които са изтекли. Създайте отделна папка за тях. Такива договори най-често се прилагат само за всеки случай, в ежедневната работа те не се изискват.

4

Когато подреждате договори в хронологичен ред, спазвайте общите принципи за поддържане и съхраняване на документацията. В тези папки, които често се използват, наскоро сключените договори са разположени отгоре. По-долу са документи с по-ранен срок. При завеждане в архива, напротив, първият трябва да е отгоре, а последният договор, сключен по-долу.

5

Използвайте маркери, етикети, отметки и други офис консумативи, за да визуално разделяте една категория от друга. Уверете се, че тези разделители са ясно маркирани в папката. Това значително ще улесни търсенето на необходимите документи.

6

След като всички договори за доставка на стоки са подредени в папка по подходящ начин, не забравяйте да съставите регистър на документите. Вземете го на корицата или го поставете в папка отгоре на всички договори. Оставете празни редове в регистъра. Когато въвеждате нов договор, въведете информация за него в регистъра.