Как да провеждаме бизнес разговори

Общото правило за провеждане на бизнес разговори може да се формулира като „максимална информация за минимално време“. Предпоставка е и демонстрация на уважение към събеседника, дори и да е малко сладък. Емоциите и преценките за ценностите са най-добре оставени на себе си, докато в разговор можете спокойно да реагирате дори на неприятни моменти.

Ще ви трябва

• - познания за любезност и бизнес етикет;

• - комуникативни умения.

Инструкция за употреба

1

Жанрът на бизнес разговорите трябва да включва всяка комуникация със събеседник, независимо дали става въпрос за колега или представител на друга организация, с която по един или друг начин сте във връзка със служебните си задължения, независимо дали става въпрос за лична среща, телефонен разговор, кореспонденция по електронна поща или обикновена поща, комуникация чрез програми за незабавни съобщения и т.н.

Много моменти, свързани с решаването на лични проблеми, попадат в една и съща категория: получаване на обществени услуги, покупка и продажба на лична собственост и т.н.

2

Преди да започнете комуникация, помислете ясно каква информация искате да получите или, обратно, предайте на събеседника. В зависимост от ситуацията (първия контакт или следващия, коя от страните има повече задължения към другата, как са се развили отношенията ви по-рано и т.н.), помислете как можете да заинтересувате събеседника, подредете го.

Още от първата си дума, ако вие сте инициаторът на разговора, той трябва да си представи с кого и по какъв въпрос се занимава.

В някои случаи няма да е излишно да се запитаме дали е удобно събеседникът да говори сега. В други, ако ситуацията е благоприятна, подчертайте неотложността на обжалването си.

3

Съобщавайте ясно на събеседника необходимата информация, ако е необходимо, уточнете дали ви е разбрал правилно. От своя страна, слушайте внимателно другата страна и се уверете, че всички разбират правилно. Поставете пояснения, ако е необходимо. Няма да е излишно събеседникът да си зададе въпроса дали има някакви въпроси.

В крайна сметка трябва да се разбирате правилно помежду си.

4

Ако другата страна е откровено грешна, е наложително да я посочите с максимална точност. И ако зависиш от нея повече, отколкото тя зависи от теб, това е още по-важно. Не трябва да се страхувате, че това ще влоши положението ви.

Напротив, тези, които знаят правата си и могат да ги защитават в рамките на закона и етикета, се уважават. И ако не им харесва, те се опитват да не се ядосват. Така че колкото по-рано покажете зъбите си, толкова по-добре.

5

В края на разговора обобщете цялостния му резултат и, ако е необходимо, постигнете съгласие за по-нататъшно сътрудничество: когато резултатът от това или онова договорено действие трябва да е готов, как ще се свържете с другата страна, кой, какво и в какъв срок трябва да предприемете по темата на вашия разговор.

Трябва да се спазват всички поети задължения и ако е невъзможно да се направи това, предварително се обърнете към другата страна за подобни обстоятелства и започнете обсъждане на алтернативи, предлагайки вашето собствено решение на проблема.