Как да напиша писмо до доставчика

Бизнес кореспонденцията изисква деликатност, особено когато става дума за писма до доставчика, защото причината за обжалването може да е неизпълнение на задължения не само от негова страна, но и от страна на вашата организация.

Инструкция за употреба

1

Ако за първи път се свържете с доставчик с намерение да поръчате стоки от него, използвайте стандартния формуляр за заявка за доставка на продукт, създаден от тази организация. Ако това изявление не е публикувано електронно на уебсайта на организацията, напишете писмо в свободен стил.

2

Ако поръчате няколко вида продукти в различни количества, направете поръчка под формата на таблица с името, артикула, цвета на продукта, ако е необходимо. Запишете задължението за заплащане на поръчаните стоки, предоставете на доставчика данни за вашата организация, въз основа на тези данни, доставчикът ще състави договор. В края на писмото изразете своите надежди за по-нататъшно взаимоизгодно сътрудничество.

3

Ако писмото ви до доставчика се отнася до неправилното изпълнение от страна на него на задължения по договора, ненавременната доставка на стоки или стоки с неправилно качество, клас или вид, използвайте оборотите „С това писмо ви информираме …“, „Ние ви информираме …“. Ясно посочете причината, поради която не можете да приемете изпратените стоки. Обърнете се към договора или заявлението за договор, където е посочено колко единици и какъв вид стоки трябва да ви е изпратил доставчикът. В този случай доставчикът ще бъде по-лесен да поправи грешката си.

4

Ако писмото ви се отнася до невъзможността да платите за стоките в срока, определен с договора, уведомете доставчика за това в най-меката, но в същото време официална форма. Използвайте оборотите "Извиняваме се за забавянето на плащането …", "Поради обстоятелствата не можем да платим сметките преди …".

5

Кажете на контрагента точно кога възнамерявате да изплатите дълга към него и че това задължение ще бъде гарантирано изпълнено от вашата организация. В края на писмото изразете надежда, че този епизод няма да повлияе на дългосрочните ви партньорства.