Отчет за разходите: как да попълните документ

Всеки документ, основан на получаването на пари, изисква правилната форма. Ако организацията е предоставила на служителя средства за всякакви нужди, тогава е необходимо да се отчита за тях, като попълва отчет за разходите.

Кой трябва да попълни отчета за разходите

Директорът не може да даде пари на организация за нито един служител без причина. Първоначално трябва да се определи списък на служителите, които имат право да получават авансови пари с последващ отчет. За това е необходимо да се състави и издаде специална заповед.

Ако подчиненият се нуждае от средства за извършване на някакъв бизнес, той трябва да предостави на директора изявление в свободна форма. Изисква се да се посочи необходимата сума и целта, за която се искат парите. Ако директорът е съгласен с изявлението, тогава той лично подписва изявлението и посочва колко позволява да заеме средства и за колко време.

Важно е да се посочи, че паричните средства могат да се издават само на служител, който вече е отчел изцяло всички получени по-рано суми.

Понякога служителят може да се нуждае от пълномощно, което трябва да бъде издадено от името на организацията съгласно установения модел № М-2 или № М-2а. Тези формуляри бяха одобрени още през 1997 г. с резолюция на Федералната служба за държавна статистика на Руската федерация.

За изразходваните пари, които са издадени в счетоводния отдел на организацията, служител трябва да отчита. Има определен период, в който е необходимо да се попълни и подаде отчет за разходите. Изминава 3 дни от края на периода, посочен от ръководителя на организацията във формуляра за кандидатстване.

Ако средствата са били предоставени на служителя за нуждите на командировки, той трябва да докладва за тях през следващите 3 работни дни след завръщането си от командировка.

Как се потвърждава разходът за отчет за разходите

Ако на служителя са останали пари, тогава той няма да може да ги върне в касата точно така. Първо трябва да съберете всички документи, които потвърждават, че парите са изразходвани специално за нуждите, за които са били предоставени. Това могат да бъдат парични и стокови чекове, билети, разписки, актове и други форми на строго отчитане.

След получаване на всеки такъв документ е задължително да проверите дали датата, количеството и данните са четливи.

Всички документи на служителя ще трябва да бъдат предадени на счетоводството.

Какво се случва, ако отчетът за разходите не бъде попълнен правилно

Ако служителят е извършил неправилно или не е предоставил авансовия отчет в рамките на 3 дни, надзорният орган ще вземе получените средства като доходи, върху които ще е необходимо да се начисли застрахователна премия и данък върху доходите на физическите лица. Ако по-късно служителят все пак предостави всички необходими документи и отчет, тогава счетоводителят ще трябва да направи преизчисляване.

Упълномощен служител на организацията може да задържи сумата, за която не е предоставен отчет от заплатата на служителя.

Основни правила за изготвяне на отчет за разходите

Основата на предоставянето на отчета за разходите са следните правила:

1. Отчетът за разходите трябва да бъде подкрепен с документи, потвърждаващи изразходваните суми.

2. Документите трябва да се подават не по-късно от 3 работни дни след края на командировката, периода, определен от ръководителя или от момента на отиване на работа след болест или ваканция.

3. Съставя се отчет по специална форма № AO-1. Също така е разрешено използването на формуляра за отчет за разходите, който се одобрява от ръководителя на организацията.

4. Единствено ръководителят трябва да отговаря за одобряването на отчета за разходите.

5. Отчетът за разходите се попълва от служителя, който е изразходвал парите. Също така, известна информация трябва да бъде въведена от счетоводителя.

В отчета за разходите следва да бъдат посочени следните данни:

1. Информация за компанията, която е издала парите на служителя.

2. Информация за служителя, получил средства от организацията.

3. Целта, за която е необходимо да се осигурят пари на служител на компанията.

4. Сума.

5. Данни за всички разходи с потвърждение.

6. Баланс, ако има такъв.

Накрая се поставят служителят и служителите на счетоводния отдел, които са издали пари и са получили остатъка, подписи.

В отчета за разходите не се изискват печати. Това е така, защото документът е вътрешен. И не надхвърля организацията. В допълнение, от 2016 г. всички юридически лица, а не само индивидуални предприемачи, имат пълното право да не заверяват документите си с печати и печати.

Докладът се попълва в едно копие. Той е част от оригиналната документация и не трябва да се заблуждава в дизайна си. Ако по някаква причина не беше възможно да се избегнат петна или неправилно попълване, тогава е по-добре да вземете нов формуляр и да го попълните по нов начин.