Универсален документ за предаване (UPD): правила за попълване, приложение

Универсалният документ за трансфер (UPD) е разработен от данъчната служба с цел да се изключат от документите за разпространение, дублиращи се и простиращи се, усложняващи процеса на партньорство, данъчна отчетност.

Универсалният предавателен документ (UPD) е разработен през 2011 г., но той се използва активно едва през 2013 г., когато влиза в сила Федералният закон № 412. Той регулира отношенията между бизнес партньори, юридически лица и данъчната служба. Първоначално документът имаше статут на единична пратка, тоест можеше да замени фактурата, но до края на 2013 г. Федералната данъчна служба предложи проект за възможността да се използва UDM като отчетен за представяне пред данъчната служба. Допустимо е формулирането и изпращането на DLC в писмен и електронен формат.

Какво е UPD

Формулярът UPD е проектиран по такъв начин, че ви позволява едновременно да въвеждате данните на два документа, без да губите позиции и информация. UPD е надарен с функциите на основния счетоводен документ и включва подробностите на фактурата. Той се основава на формуляра на фактурата, допълнен от позиции от DPU (първичен счетоводен документ). Формулярът е одобрен със специална резолюция № 1137 на правителството на Руската федерация. Според него UPD съдържа:

• данни (елементи), които се въвеждат във фактурата за стоките,

• секции и колони на товарителницата

• артикули и артикули от фактурата за освобождаване на стоки,

• пълен акт за приемане или прехвърляне на средства.

UPD редовно се коригира, в него се въвеждат промени, съответстващи на промените в практиката и правилата за правене на бизнес, отчитане. Длъжностните лица, образуващи DLC, са длъжни да следят промените му и стриктно да ги следват. Последните корекции са от юли и октомври 2017 г. и включват въвеждане на идентификаторите на договора (договор, споразумение), добавяне на колона за отразяване на кода на продукта, митническа декларация. Въведените промени се записват като допълнение към резолюцията или независима резолюция. Последните са резолюции № 625 и 981 на правителството на Руската федерация.

Цел и основни функции на документа

UPD може да се използва по предназначение - за прехвърляне на стоки (стойности) или отчитане - и големи компании от всякакъв тип, и частни, индивидуални предприемачи, независимо от начина, по който те се облагат. Дори тези, които по някаква причина са освободени от ДДС, могат да използват UPD като основен документ в следните случаи:

• при извършване на доставки и договорни работи,

• услуги за записване, предоставени и получени,

• попълване на транзакции за прехвърляне на собствеността върху всякакъв тип имоти,

• когато обмисляте посреднически операции и услуги.

Законодателството предвижда и разрешава използването на TCD в 2 случая (опции) - като фактура и документ, фиксиращ прехвърлянето на нещо, само като документ, отразяващ движението на стойностите.

Ако се практикува второто състояние на използването на UPD, тогава не е необходимо да посочвате данни за фактури в него, тъй като това е само потвърждение на прехвърлянето на активи. Фактурата, ако е необходимо, може да бъде издадена в отделна форма, под формата на допълнение към счетоводния отчет.

Избраните форми и вид регистрация на UPD (хартиена или електронна) задължително се отразяват в документи в счетоводната и данъчната политика на предприятието.

Кога и на кого мога да използвам UPD

Пълният списък на случаите, когато универсалният трансферен документ може да бъде използван, е публикуван в официалното писмо на данъчната служба на Русия от октомври 2013 г. Например списъкът на икономическите приложения включва:

• нетранспортна доставка на стоки или ценности директно до техния купувач или негов упълномощен представител,

• доставка на стоки с последващо транспортиране и прехвърляне на купувача,

• фиксиране на извършената работа и доставка на обекта до клиента,

• прехвърляне на собствеността върху движимо и недвижимо имущество,

• прехвърляне на ценности (стоки) по споразумение на комисия или агенция.

Писмо от данъчната служба от януари 2014 г. одобри допълнителните възможности и функции на UPD - липсата на ограничения за обхвата на документа, възможността за фиксиране на операции с него не само с руски, но и с чуждестранни контрагенти, които нямат териториална референция (регистрация) на територията на Руската федерация. Тоест данъкоплатците и търговските агенти, счетоводителите имат право да добавят допълнителни документи към документа, необходими за записване на всички нюанси на транзакцията, подробности и данни, да прилагат формуляра за отразяване на операции с чуждестранни партньори.

Правила за попълване на документ

Преди да започнете да попълвате DLC, трябва да му присвоите статус 1 или 2. Този атрибут е с информационна цел и. всъщност определя правилата, чрез които се формира документът. UPD със статус 1 е както фактура, така и акт (документ за прехвърляне), които задължително са номерирани. UPD с необходимия 2 - предавателен (първичен) документ, в който не е необходимо да се попълват колоните, характерни само за фактурата. Те също са номерирани, в съответствие с реда на съставените първични актове.

Специалистите на предприятията могат да вземат проби за попълване на UPD на двата статута на официалния уебсайт на Федералната данъчна служба или в местния офис на институцията. В допълнение, на тематичните интернет ресурси за счетоводство или данъци има подробни инструкции за попълване на DLC, които включват:

• правила за определяне на статута

• длъжността на лицето, упълномощено да състави и потвърди документа,

• процедура за показване на стоки или услуги,

• данни за продукта, които трябва да бъдат посочени, списък на документите върху него и техния вид,

• правила за определяне на икономическия субект в UPD,

• специфики за показване на данни за участници в транзакцията, предварително подписани споразумения между тях.

Съставените документи, независимо от статуса, се записват или дублират в бизнес и счетоводните документи на предприятието.

Коригиране на грешки в UPD

При компилирането на всеки документ, включително UPD, не всички данни могат да бъдат въведени или да се направят грешки. Федералната данъчна служба дава препоръки не само за принципа на отчитане на този тип, но и за това как да коригира грешките или да премахне недостатъците.

Процедурата за извършване на промени зависи от състоянието на документа:

• грешка в цената на позиции (стоки) - създава се нов документ, като оригиналният номер се запазва, като датата на промяната се вписва в съответния ред (1а),

• грешка в данните на изпращача или получателя на стоки, номера на платежни документи или митнически данни - попълване на нов формуляр със запазване на оригиналния номер, въвеждане на точни данни,

• грешка в оригиналния документ, без да се засяга фактурата - зачеркнете с един ред, така че изходните данни да бъдат прочетени, и посочете новата сума (цена) отгоре), маркирана „фиксирана и подписана,

• ако една от посочените операции (състояние 2 на UPD) е освободена от данък - поправете оригиналната версия и съставете фактура като допълнение.

Корекциите не изискват изготвяне на нов UPD и включването му в счетоводните документи на предприятието.