Как да организираме документите

Документация - работа с документи и поддръжка на документация за управление в тази конкретна организация, уредена от GOST R 51141-98 "Документация и архивиране. Условия и определения." Организация на офисната работа е организацията на регистрация, съхранение и използване на входящи, изходящи и вътрешни документи в текущата дейност на предприятието.

Инструкция за употреба

1

Когато организирате чиновническа работа, определете дали вашата компания, организация, географски отдалечени звена или клонове, вземете предвид този факт и помислете за механизъм за взаимодействие с тези звена. Духовната система в тях трябва да бъде идентична с централния офис, за да се избегнат проблеми по време на регистрация и документи.

2

Помислете коя от съществуващите форми на документация ще използвате: централизирана, смесена или децентрализирана. Изборът им определя структурата на предприятието (дали има географски отдалечени звена) и техническото оборудване на службата за управление на офиса. Ако тази услуга е малка и не се предоставя технически, част от нейните функции се прехвърлят на единици. В този случай се извършва смесена документация. В случай, че тази услуга е оборудвана с всички необходими персонал, технически и софтуерни инструменти, тогава тази форма на водене на записи ще бъде централизирана.

3

Във всяка структурна единица изберете специален персонал, който ще извършва документи. Ако това не е възможно, тогава назначете друг служител, който ще комбинира изпълнението на основните си задължения с функцията на чиновника.

4

Определете броя и номенклатурата на делата, които ще включват всички входящи, изходящи и вътрешни документи. Ако това са документи от висша (родителска) организация, тогава те се предават на ръководителя за разглеждане; документите на подчинените организации трябва да бъдат представени за разглеждане на заместник-ръководителя, отговарящ за работата с тях. Съответно, апели на гражданите - към онзи заместник, на когото е възложено задължението да работи с населението.

5

След като идентифицирате кръга от кореспонденти, създайте класификатор, чрез който веднага можете да определите към коя група кореспонденти принадлежи този документ. Например, присвойте код 01 за публичните органи, код 02 за писма на по-висша организация, код 03 за доставчици, код 04 за клиенти и т.н. Това ще помогне за оптимизиране на движението на документи в организацията.

6

Решете под каква форма ще се провежда работният процес - в списание или карта. И двете форми се реализират в специални програми за електронно управление на документи. Ако все още не можете да закупите такава програма, използвайте електронни журнали за регистрация на документи; те могат да бъдат изпълнени в Excel.